タレントマネジメントシステムの導入に失敗しないために

タレントマネジメントイメージ

タレントマネジメントシステムは、導入するだけで自社の課題が解決するわけではありません。
自社のニーズや規模に合ったシステムを選定し、運用体制を構築することが大切です。
タレントマネジメントシステムの導入に失敗しないために、知っておきたいポイントをご紹介します。

タレントマネジメントシステムとは

1990年代から欧米で取り入れられはじめた「タレントマネジメント」は、限りある人的資源の活用・育成の必要性が高まる中で注目を浴びています。

タレントマネジメントシステムでは、社員が所持しているスキルや知識そして経験などを管理し可視化するシステムのことです。
そのデータを、適材適所の人材配置や、適切な人材育成に活かすことで、戦略的な人材の配置や開発を可能とします。

HR Techの発展

2010年頃にアメリカで普及したHR Techは、人的資源と科学技術をあわせた造語で、IT技術を駆使して人材の育成や評価・採用を行うことを指します。
HR Techの字発展・普及とともに、タレントマネジメントシステムが注目を浴び、社員数が多い企業ほどその重要性を認識し導入をすすめています。

タレントマネジメントの効果

タレントマネジメントシステムを導入することで、以下の効果が期待できます。

人事業務の効率化

人材に関する情報をシステム上で一元管理することで、従来属人的に行われていた人材の管理・評価を複数人で管理・運用することができるようになります。
コアな人事業務に人事担当者が集中することができるようになり、煩雑な作業をスムーズにすすめられるようになるのです。

経営戦略に基づく人材育成・開発の実施

タレントマネジメントシステムを導入することで、従来の人事では難しかった部下と上司の相性の可視化や、成績優秀者の傾向を明らかにするなど、人材や組織を可視化できます。
つまり、システムを導入することで、「業務的」効果があるのです。

また、スキルの現状や本人の要望を踏まえてアドバイスを行うことで、従業員個人の目標設定がしやすくなります。
更に評価基準が可視化されることで、正しい評価を得られるようになり、従業員のモチベーションが高まります。
このように、適切な評価・分析が可能になることで、経営戦略に基づく人材育成・開発の実施を円滑に行うことができるのです。

これらは、人事業務の効率化のように、コスト・効果を正確に数値で計測することが難しい「付加価値的」効果といえます。

タレントマネジメントシステムの提供形態

タレントマネジメントシステムには、大きく分けて3つの提供形態があります。
自社のニーズや規模に合ったシステムを選ぶことが大切です。
機能や初期導入費用・イニシャルコストだけではなく、導入後のサポート体制など、多角的な視点で検討しましょう。

クラウド型

インターネット経由でシステムを提供するクラウド型は、イニシャルコストが安く導入期間が短いという特徴があります。
また、インターネット接続環境があれば、外出先でも利用することができます。

反面、カスタマイズ性が乏しいので、自社のニーズや実務に合った機能がないケースも珍しくありません。
また、インターネット接続環境が整備されていないと使用することができません。

オンプレミス型

自社サーバーを利用してサービスを提供しているオンプレミス型は、カスタマイズ性に優れており、自社の業務形態にあったシステムを構築することができます。

しかし、イニシャルコストがかかる点や、運用・管理体制の構築が必要な点、開発に時間がかかるケースがあり導入までに時間がかかるといった問題点があります。

パッケージソフト型

ソフトウェアを購入して、パソコンにインストールをするパッケージソフト型は、製品価格が抑えられ、小さな事業所でも導入しやすいです。
ランニングコストが安く済むというのも、嬉しい点といえます。

けれども、カスタマイズをすることができず、インストールしたパソコンしか利用することができないので、利用端末が限られます。
また、データの共有がインストールしたパソコン同士でしかできないケースがあります。
更にバージョンアップへの対応やセキュリティ対策を自社で行う必要があります。

タレントマネジメントシステムの導入に失敗しないために

タレントマネジメントシステムの導入に失敗しないためには、以下のポイントが重要です。

資料のデータ化・移行が必要不可欠

タレントマネジメントシステムを導入する際、従来の知識・経験の蓄積である資料をシステムに反映する必要があります。
紙やExcelなどで作成されている「資料のデータ化には膨大な工数がかかってしまう」という問題点があるのです。
しかし、これらの資料をシステムに反映しないと、過去の人事管理を踏まえた運用ができません。

システムに求めることを明確にする

先ほど触れたような付加価値的な効果は、短期間で目に見えて効果が出るものではありません。
業務効果の向上を重視するのがおすすめです。
「システムにどんな効果を求めるのか」を明確にし、運用の計画を立てましょう。

必要な機能を絞り込む

システムの導入・運用コストは、どの企業でも重要なポイントのひとつといえます。
多機能かつ高価格なシステムを導入しても、実務に即していなかったり、使いこなせなかったりするのでは意味がありません。
必要な機能を絞り込み、導入・運用コストが低いものを選びましょう。

評価プロセスのどの部分にシステムを導入するのか、すべてをシステム化するのか、既存システムとの連携についても確認をしておきましょう。
タレントマネジメントシステムの多くは、出退勤の管理など、他のシステムとの連携が可能なシステムが多くあります。
多角的に検討をすることが重要です。

運用体制の構築

システムを導入する前に、運用体制の構築を行っておきましょう。
運用管理者の選定や、システム権限の付与、明確な運用ルールの設定が必要です。
効果的にシステムを運用するためには、まずシステム導入の目的を社内で周知しましょう。

また、人事担当者に対して使用方法や運用ルールの徹底を行う必要があります。
円滑にシステムを運用するためにも、導入から運用まで一定の期間を設けましょう。

目標の設定

先ほど触れたように、付加価値的な効果は数値目標をたてるのが難しいですが、業務効率化については数値目標をたてることができます。
運用をする際には、具体的な数値を目標に掲げましょう。

情報の登録・更新が重要なポイント

システムを円滑に運用するためには、「データベースの鮮度」が重要なポイントになります。
システムへ従業員自分の情報を登録することで、自身のスキルや経験が人事評価に反映され活用されます。
つまり、従業員各自が自分で情報を積極的に登録・更新を行わないと、適正な人事評価を受けることができなくなってしまうのです。

これらを周知徹底するだけではなく、人事担当者も面接の結果などを情報としてシステムに蓄積することで、システムの運営をスムーズに行うことができるようになります。

おわりに

タレントマネジメントシステムの導入に失敗しないためには、自社のニーズや規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。
また、円滑に運用をするためには、責任者や運用担当者そして運用ルールを設定し、情報の登録・更新を常に行い、データベースの鮮度を保ちましょう。

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