組織課題によくある事例5選!見つけ方と解決方法を紹介

組織が発展を目指す際には、すべてがスムーズにいくわけではなく、課題に直面しながら進むものです。

課題を解決することで、組織はステップアップできます。

とはいえ、「組織課題の解決方法がわからない」や「そもそも課題が見つからない」といった企業も多いのではないでしょうか?

そこで当記事では、組織課題によくある事例を紹介したうえで、解決方法を紹介します。

組織課題の見つけ方も紹介するため、課題を解決する立場の担当者様は、ぜひ参考にしてください。

そもそも組織課題とは?

組織課題とは、組織が目指す姿に対し「ズレを生じさせている要因」です。

ズレを解消しなければ、組織が目指す方向から遠ざかってしまいます。

目指す方向は、「時代背景」や「組織の立ち位置」の変化によって変わるため、常に組織課題は変化するといえます。

組織課題は2つにわかれる

組織課題は、以下の2つに大別できます。

1、顕在化している課題
2、潜在化している課題

1の「顕在化している課題」は表面上に現れているため、経営者や従業員が「問題だ」と感じている課題です。

一方、2の「潜在化している課題」は表面上ではわからないため、問題だと気づく人が誰もいない課題です。

組織課題を見つける際には、1、2で異なる方法を実行します。

それぞれの見つけ方は、次項をチェックしてください。

組織課題の見つけ方

ここでは、組織課題の見つけ方について解説します。

前述のとおり、組織課題には「顕在化している課題」と「潜在化している課題」があります。

それぞれに対する組織課題の見つけ方は、以下のとおりです。

顕在化している課題の見つけ方

顕在化している組織課題は、従業員全員もしくは一部が課題だと認識しています。

そのため、以下のような方法で課題を見つけるとよいでしょう。

・社内アンケートの実施
・1on1の実施
・チーム会議の実施

潜在化している課題の見つけ方

潜在化している課題は、みんなが気づいていない課題であるため、アンケートなどを実施しても詳細が見えません。

そこで、従業員たちの行動を「見える化」すると、課題の発見につながります。

各自の行動を見える化することで、こまかな業務内容や工数を把握できるため、何にどれくらいの時間を使っているか?がわかります。

また、「非効率的な部分」や「特定の行動パターン」も見えるため、問題点が詳細に見えるでしょう。

組織課題によくある5つの事例と、放置するデメリットとは?

組織課題は企業によってさまざまなものの、よくある事例が存在します。

ここでは組織課題の「よくある5つの事例」を紹介し、そのまま放置するデメリットも紹介します。

1、企業戦略や各種ルールが浸透していない

1つ目の事例は、企業戦略や各種ルールが浸透していないことです。

企業戦略や各種ルール(マニュアル、評価基準など)が浸透していない状況は、社内で目指す方向性を共有できていない状態だといえます。

目指す方向性を共有できなければ、各自が個人プレーに走りがちになり、まとまりがなくなります。

全体的なまとまりがなければ、組織の発展に悪い影響を及ぼすでしょう。

2、成果以外が見えてこない

2つ目の事例は、成果以外が見えてこないことです。

成果は売り上げや達成状況など、数値で表現できるため、比較的簡単に把握できます。

一方プロセスは、成果に結びつくまでの一連の行動であるため、意識をしないと見えてきません。

プロセスを把握するには、日頃の業務内容を「見える化」する必要があります。

成果以外が見えない状況を放置すると、プロセスを評価できません。そのため、プロセスを把握しにくいバックオフィス職からの反発は必須でしょう。

また「結果だけを出せばよい」と考え、人間関係などを軽視する人が出る可能性もあります。

3、人材育成が思うように進まない

3つ目の事例は、人材育成が思うように進まないことです。

人材育成の進捗に悩む企業は、以下のような問題を抱えています。

・研修や教育の成果が出ず、コストだけがかかる
・従業員間の能力差が大きい
・リーダーが育たない

人材育成が思うように進まなければ、必要な人材が揃わないため、企業の目標を叶えられません。

また担当者が「人材育成」に多くの時間を費やすことになり、負担が増えます。

さらに、人手不足によって「特定の優秀な人」に負担が増えるため、その人が退職する可能性も高まります。

4、コミュニケーションが不足している

4つ目の事例は、コミュニケーションが不足していることです。

組織では集団・チームで仕事をおこなうため、コミュニケーションはどのポジションにもかかせません。

コミュニケーション不足が慢性化すると、認識相違によるミスや、チームの生産性が低下するといった悪影響があります。

社内の雰囲気も悪くなりがちで、モチベーション低下や離職につながります。

5、事務作業が煩雑である

5つ目の事例は、事務作業が煩雑であることです。

事務職はもちろんのこと、営業職や販売職であっても、事務作業が煩雑化するケースも見受けられます。

煩雑化するにつれ、内容が複雑になるため、ミスが増えがちです。

また事務作業の煩雑さを改善しないと、本来のやるべき業務に注力できず、業務効率が悪くなります。

非効率的な業務態勢では、会社全体の成長を低下させてしまいます。

組織課題を解決する方法_6つのステップ

組織課題を解決するには、どういった方法で進めればよいのでしょうか?

ここでは、組織課題を解決する方法として「6つのステップ」を紹介します。

以下のステップに当てはめることで、組織課題を解決しやすくなります。

STEP1:課題を把握する

まずは、課題を把握しましょう。

把握する際には、【組織課題の見つけ方】の項目で紹介したとおり、以下2つの課題にわけたうえで見つけます。

・顕在化している課題
・潜在化している課題

顕在化している課題は、経営者や従業員がすでに「課題だ」と認識しているため、アンケート、会議、1on1などを実施します。

潜在化している課題は、まだ誰も課題だと気づいていないため、組織の状況を見える化して見つけましょう。

STEP2:把握した課題を関係者で共有

つづいて、STEP1で把握した課題を関係者に共有します。

なぜなら、課題の解決には「関係者間での認識統一」が必須だからです。

共有する際には、課題を放置することの危険性も伝えるとよいでしょう。

当事者意識が芽生え、課題解決の精度が高まります。

STEP3:取り組む課題の「優先順位」を決める

課題を関係者に共有した後には、その中から取り組む課題の「優先順位」を決めます。

課題を抽出すると、複数の内容が見つかることもあるでしょう。

すべての課題を解決できればベストです。しかし並行して対処すると、解決速度が遅くなる可能性もあります。

そのため、課題に優先順位をつけ、最初に取り組む内容を決めましょう。

STEP4:課題の理由を突き止め、解決策を考える

取り組む課題を決めたら、課題が生じた理由を突き止め、解決策を考えます。

表面だけの理解では、その場しのぎになってしまうため、組織課題に対する発生要因の把握は必須です。そのうえで、どのように課題の理由を取り除き、どういったやり方で適切な方向へ進むかを考えます。

解決策を考えたら、あらためて「本当に解決策になるのか?」を検討しましょう。

STEP5:解決方法を実行する

STEP4で導き出した解決策にもとづき、実際に行動をうつします。

ただし、行動をしてもすぐに結果が出ないこともあるでしょう。

そのため、根気強く取り組む姿勢がかかせません。

最終的な解決まで時間を要する場合には、小さなゴールを適宜設けるとよいでしょう。

STEP6:検証や振り返りをする

最後に、実際に行動した結果をもとに、検証や振り返りを実施します。

一度で課題が解決するケースは少なく、何度も解決策を実行する覚悟が必要です。

検証や振り返りをすることで、次に解決策を講じる際に、前回よりも効率的・効果的な対策を講じやすくなります。

まとめ

組織課題を見つけるには、組織内の見える化がかかせません。

潜在化している課題は、社内の状況を【見える化】しないと把握できないからです。見える化によって、関係者で課題を共有できるため、解決時にも大いに役立ちます。

組織課題の見える化には、人事評価システムの活用がオススメです。

組織内でデータを一元管理できるため、迅速な課題の発見および解決が期待できます。

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