【人事評価】評価する部下とのコミュニケーションに必要なこととは?

組織をうまく機能させるために、コミュニケーションは欠かせません。

なかでも、部下とのコミュニケーションに悩む人は多いでしょう。部下は人事評価の対象でもあるため、コミュニケーションのとり方1つで組織の運営にも影響があります。

そこで当記事では、人事評価を意識したうえで、評価する部下とのコミュニケーションで必要なことを解説します。

「人事評価を適切に実施したい」

「部下と上手にコミュニケーションをとりたい!」

こうした悩みをお持ちの方は、ぜひお役立てください。

人事評価を実施する意味とは?

人事評価とは、企業の目標と従業員の業務状況/成果などを比較し、決められた手順にそって評価する手法です。似た言葉に人事考課があるため、以下に違いを記載します。

人事評価従業員に対する評価の決定
人事考課従業員に対する待遇(昇給/給与など)の決定

ここでは、評価の決定である「人事評価」について、実施する2つの意味を解説します。

1:組織の目標を達成させる

人事評価を実施する1つ目の意味は、組織の目標を達成させることです。

組織が持続的に発展するには、全員が目指す「共通のゴール」が必要です。このゴールこそ、組織の目標だと言えます。

目標を達成するには、従業員みんなの力が必要であり、各自に役割を与える必要があります。

また、与えられた役割の遂行状況を判断する際に、確認する手段が必要です。こうした手段の代表的なものが、人事評価です。

2:従業員が快適に過ごせる環境の提供

人事評価を実施する2つ目の意味は、従業員が快適に過ごせる環境の提供です。快適な環境があってこそ、最高のパフォーマンスを発揮できます。

社員が快適に過ごせる環境とは、以下などを指します。

・心身ともに健康に過ごせる
・必要な情報が共有される
・各自の強みが生かされている
・役に立つ喜びがある

以上のような環境は、人事評価の適切な実行によって、作り出すことが可能です。

なぜなら、適切な人事評価は「各自の能力をのばす」ことや「意欲的に働くきっかけ」となり、モチベーションを向上させるからです。

快適さは前述の「組織の目標を達成させる」ことともリンクするため、最終的には【組織の活性化】につながります。

適切な人事評価とは?

人事評価を実施する際には、適切さを意識する必要があります。なぜなら、適切な人事評価を実施することで、組織における「目標の達成」と従業員への「快適な環境」を提供できるからです。

適切な人事評価に含まれるポイントは、以下の通りです。

ポイント1:公平性を保つ

適切な人事評価には、従業員への納得感が必要です。

そのため、特定の従業員をひいきすることや、偏見の目で評価をつけないなど、公平性を保つ必要があります。

また、公平性を意識しすぎて、無難な内容にならないことも大切です。

ポイント2:ステップアップできる内容を提供する

理想的な人事評価は、自分の課題が分かり、モチベーションが上がる(もしくは維持できる)内容を含みます。

そのため、次の段階にすすめるよう「ステップアップできる内容」の提供が大切です。

ポイント3:部下を徹底的に理解している

適切な人事評価をおこなうためには、評価する部下を徹底的に理解する必要があります。なぜなら、相手を理解せずに評価を実施すると、正しい評価ができず公平性にも欠けるからです。

そのため、日頃から部下とコミュニケーションをとり、徹底的に理解する必要があります。

次項で、部下とのコミュニケーションで意識すべきことを解説するため、うまくコミュニケーションをとりたい上司は参考にしてください。

人事評価を踏まえ、コミュニケーションで意識すべきこと

ここでは人事評価を踏まえ、部下とのコミュニケーションで意識すべきことを解説します。ポイントを意識したコミュニケーションをおこなうことで、スムーズな人事評価につながります。

ポイント1:業務状況を把握する

部下の業務状況(進捗状況/スケジュールなど)を把握することで、コミュニケーションをとるきっかけになります。

なぜなら、業務状況を知ることで、コミュニケーションをとりやすいタイミングや、提案できそうな内容が分かるからです。

また、業務状況を把握できる仕組みについて具体的に言うと「業務の可視化」が挙げられます。詳しい方法については、次項の「部下とコミュニケーションをとる具体的な方法」で解説します。

ポイント2:部下の意見を傾聴する

円滑なコミュニケーションをおこなうには、部下の意見を傾聴する必要があります。

傾聴とはカウンセリングの技法でもあり、相手の気持ちに寄り添い、深く理解するために丁寧に話を聞くことです。

部下は意見を傾聴してもらうと、心を開きます。こうした心の開きが、コミュニケーションの潤滑剤となり、部下との良好な関係を築くきっかけになります。

また日頃のコミュニケーションが少ないなかで、いきなり部下の評価をすると「きちんと評価してもらえたか分からない」と不安に思う可能性もあるでしょう。

そのため、1on1などの方法を用いて、部下の意見を傾聴する時間の確保をオススメします。

部下とコミュニケーションをとる具体的な方法

ここまでの話で、部下とのコミュニケーションには「状況を把握できる仕組みづくり」と「部下の意見を傾聴すること」が必要だと分かりました。

以上を踏まえ、部下とコミュニケーションをとる具体的な方法について解説します。

方法1:業務状況を把握する仕組みを作る

部下とうまくコミュニケーションをとるには、部下の「業務状況を把握する仕組み」を作ることが欠かせません。

把握する業務状況には、以下を含むことが大切です。

含むべき情報詳細
業務フロー特定の仕事をすすめるための手順を指します。(例)受注→注文→仕入れ→発送
スケジュール各従業員に対して「いつ・どこで・何をするか?」といった予定を把握します。
タスク特定の仕事の進捗状況や、担当者名を載せます。作業漏れなどの防止にも役立ちます。

上記を把握することで、部下に自然と意識が向き、コミュニケーションをとるべき内容/タイミングも分かります。

Excelなどで管理する方法があるものの、作成やメンテナンスに手間がかかるでしょう。そのため、あらかじめ用意されたシステムを使うとスムーズです。

方法2:コミュニケーションしやすい環境を作る

部下とコミュニケーションをとるには、コミュニケーションしやすい環境づくりも必要です。

上司が慌ただしくし、部下から話しかけられても「後にしてほしい」などと返答すれば、部下はコミュニケーションを避けるでしょう。

そのため、コミュニケーションしやすい環境づくりを目指し、以下のポイントを意識します。

・話しかけやすい雰囲気を作る
・部下に話しかけられたら、忙しくても可能なかぎり手を止める
・離れた場所でもコンタクトができるツールを使う

また、コミュニケーションしやすい環境を作ることで、部下に対し「コミュニケーションをとろうと努力している姿」を見せられます。

方法3:出来るかぎり部下との時間を作る

部下とコミュニケーションをとるには、意識して「コミュニケーションの時間」を確保することが重要です。

理想は、「数分でも、毎日部下と話す時間を作る」ことです。数分であれば、わざわざ予定をおさえる必要もなく、自然にコミュニケーションをとれます。

またリモートワークを導入している場合には、社内で使用するシステムからコメントしたり、いいねを押すだけでも違います。

まとめ

人事評価を適切におこなうためにも、部下とのコミュニケーションは欠かせないと分かりました。

そのためには、業務の可視化と、コミュニケーションしやすい環境づくりが大切です。「ヒョーカクラウド」や「評価ポイント」を使うと、こうした課題に対応できます。

人事評価システム第1位【ヒョーカクラウド】|株式会社シーグリーン
人事評価システム第1位【評価ポイント】|株式会社シーグリーン

さらに「ヒョーカクラウド」は「評価ポイント」との連携で、360度評価/MBO/コンピテンシー評価といった評価への対応はもちろん、行動の見える化が可能です。

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