1on1ミーティングの進め方｜1on1のコツと下準備

導入企業の成功例が話題となり、注目を集めている1on1。
今回は「1on1をはじめたいけれども、何から手を付けていいかわからない」というマネジメント層の方のために、「1on1ミーティングの進め方」をご紹介します。

注目を集める1on1

1on1は、人事関係者やマネジメント層を中心に注目を集めている人材育成手法のひとつです。

1on1とは

1on1は、1on1ミーティングのことです。
管理職である上司が部下の育成を目的として行う面談ですが、通常の個人面談とは異なり、個人面談のように評価をすることを目標としていません。
部下の気づきを促して、最大限の能力を引き出す手法です。
1on1の効果をより高めるためには、人事異動やキャリアアップの支援など、他の人事制度と組み合わせるのがお勧めです。
また、1on1を行う上司のスキルによって、成果が左右されてしまうので、上司に対する教育は必要不可欠といえます。

⇒「1on1と個人面談の違い」でも、1on1についてご紹介しています。
気になる方は是非、こちらもご確認ください。

▼1on1の目的と効果

1on1では、フランクな雰囲気の中で、業務での成果や失敗を共有し、そのことについて上司が掘り下げた質問をすることで、部下の気づきを促します。
部下が自ら気づきを得ることによって、部下の能力を引き出すのが1on1の目的です。

• 部下とより密接なコミュニケーションを図れる
• 定着率を上げることができる
• 一人ひとりの個性に合わせた指導や異動を行うことができる
• 部下の成長機会を創出できる
• 企業のビジョンや経営メッセージを浸透させることができる

1on1を行うことによって、上記のような効果が期待できます。
企業内の風通しを良くするだけではなく、適材適所の人事異動、そして成長機会の創出など、部下だけではなく企業の成長に欠かせない効果があるといえます。

導入企業

ご紹介したように、1on1は企業にとってうれしい効果が沢山あります。
Yahoo!株式会社、クックパット株式会社、ソフトバンク・テクノロジー株式会社など、1on1を導入している企業は数多く見つかります。
週に1回程度、15分～30分の1on1を行うことによって、企業内の風通しを良くするだけではなく、効果的にPDCAサイクルを回すことができるようになります。

1on1導入のポイント

1on1を導入するためには、下準備をしっかりとして、上司と部下お互いが納得して進める目標を設定しましょう。

下準備

信頼関係の構築

全く面識のない管理職といきなり1on1の時間を持ったとしても、心を開いて話をすることは難しいと言えます。
日頃から信頼関係を構築できるよう、担当になった上司は部下に対して積極的にコミュニケーションを取っておきましょう。

目的意識の共有

1on1は、雑談の場ではなく、部下を成長させるための場です。
上司・部下双方が目的意識を持ち、共有しておくことで、より有意義な時間にすることができます。
また、注意したいのが「1on1は上司が教える場ではない」という点です。
部下は上司に回答を期待するのではなく、あくまで「上司の手助けの上で自分で気づきを得る場」だということを理解しておく必要があります。

目標の設定

部下のパフォーマンスを引き出すためにも、「目標の設定」が重要なポイントになります。
フェーズ毎の業務目標ではなくても、伸ばしていきたい能力や、挑戦したい仕事など、目標の設定を必ず行いましょう。

1on1で話すこと

1on1を単なる雑談の場にしないためにも、話す内容を以下のようなトピックに設定しておきましょう。

• 社内の方針や戦略の共有
• 目標の設定
• 進捗の確認
• 振り返りを行い改善の計画を立てる
• 業務内容についての相談やアドバイス
• キャリアについての相談やアドバイス
• フィードバック
• プライベートの相談
• 新しく挑戦したい事や伸ばしたい能力について

1on1の注意点

1on1を行う上で、上司が知っておきたい注意点をご紹介します。

知っておきたい「コーチング」

コーチングは、上司が心を開いて部下の話を深く聴き、話を深堀していくことで相手の気づきを促すトレーニング方法です。
ヤル気や自主性そして可能性などを引き出すことができるため、目標の達成や問題の解決、そして部下の成長に役立ちます。

コーチングは、「現状確認」「目標設定」「リソースの明確化」「行動計画作成」の4つのステップで行います。
現状確認をし課題を捉え、目標を設定し、成果を妨げる課題を理解したうえで必要な行動やリソースを明確化します。
最後に行動計画を作成し評価基準を設定するのです。
評価をすることで改善点を知ることができます。
結果を出すためには、目標設定と評価順の制定は重要なポイントといえます。

コーチングは上司が部下に対して気づきを与える質問を行います。建設的な質問をすることで、過密計画の精度を高めることができるようになるのです。
「目標は達成可能か？」「目標までの期限は適切か？」といった質問を通して、行動計画をより現実に即したものにしましょう。

抑えておきたい「傾聴」

「傾聴」は、コミュニケーションの手法のひとつで、「目」と「耳」そして「心」を傾けて相手の話を真摯な姿勢で聴くことです。
相手との信頼関係の構築に役立つだけではなく、自分自身を知り、精神的な成長効果が期待できるとされています。

傾聴では、相手を受け入れる「受容」と、話に納得する「共感」の2つを大切にしています。
相手の気持ちを深いレベルで理解するだけではなく、共感することで、積極的・建設的な行動をとることができるようになります。

その為には、相手の話の腰を折らず最後まで話を聴きましょう。
また、心を開いて話を聴くだけではなく、適切な質問をして話を引き出します。
そして、相手の話を繰り返したり、適切な箇所で相槌を入れたりすることもことも重要なポイントといえます。

大切にしたい「自己開示」

部下に心を開いて話をしてもらうためには、上司自らが心を開いて話をする必要があります。

例えば部下が犯したミスと同じような失敗を経験していた場合、「実は昔同じようなミスをしたことがあってね…」とありのままを伝えましょう。
自己開示をすることで、受けた側も自己開示をする「返報性の原理」が働くことで、部下が自分のミスを隠さず、振り返りをしっかりと行うことができます。

これはミスだけではなく、趣味の話や家族の話などにもあてはまります。
つまり、相手からより深い話を聞き出すことができるようになるのです。
これは、親密なコミュニケーションを構築する上で重要なポイントといえます。

PDCAサイクルを回すために必要なこと

PDCAサイクルを回すためには、「計画」「実行」「評価」「改善」の4つが重要なポイントです。
1on1で状況確認を行い、問題点を洗い出すことで、より現実に沿った計画が立てられるようになります。

目標の設定は、高すぎるとモチベーションを低下させていしまいます。
「本当にこの目標で大丈夫？」「この期間で目標を達成できる？」と、上司が深堀をしていくことで、適正な目標の設定と本人の意思確認を行いましょう。
万が一部下が目標に対してしり込みをするようなら、適切なフォローをするとともに、目標を再設定するのも良いかもしれません。

PDCAサイクルを回し続けるためにも、振り返りをしっかりと行い、次に生かしましょう。

また、1on1の内容はチーム内や社内で共有するのがお勧めです。
同じミスを防いだり、業務改善に役立てることができるようになります。

まとめ

1on1ミーティングを重ねることで、効果的にPDCAサイクルを回すことができるようになります。
また、社内のコミュニケーションが改善され、風通しが良くなるだけではなく、定着率の上昇が期待できます。

部下の育成と業績の向上を並行できる1on1、貴社でも是非取り入れてみてはいかがでしょうか。

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• 1on1導入での失敗例
• 1on1で取り扱うべき話題