新入社員に必須なフォローアップ面談とは?進め方や注意点を解説

フォローアップ面談は、新入社員の成長や定着率アップに欠かせません。とは言え、フォローアップ面談の詳細や進め方を知らない人も多く見受けられます。

そこで当記事では新入社員に必須な「フォローアップ面談」について、必要性や進め方をはじめ、注意点も解説します。

新入社員の育成/管理に関わる担当者は、ぜひ参考にしてください。

フォローアップ面談とは?

フォローアップ面談とは、従業員の状況や問題を知り、プラスな方向に進めるように上司や企業がフォローする面談のことです。

まずは従業員の現状を把握することが大前提であり、状況を踏まえたうえで、目標や改善点を一緒に考え提示してあげます。話を聞いただけで終わりにしないことも、重要なポイントです。

また社員のリアルな心をじっくり聞くため、あえて同じ部署の上司を「面談の担当者にしない」ケースもあります。なぜなら、同じ部署の上司には言いにくい悩みも存在するからです。

同じ部署の上司を「面談の担当者にしない」場合には、他部署の上司や人事担当者がフォローアップ面談をおこないます。

また上司と部下の間で生じているギャップや信頼関係を改善するために、1on1改善のサービスを利用し、第三者が面談を実施することも有効的です。

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同じ部署の上司だと身構えてしまう面談も、他部署の上司や人事担当者、また第三者が行うことで社員の本音を引き出すことが可能となります。

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新入社員にフォローアップ面談が必要な理由

新入社員にとって、フォローアップ面談は欠かせません。

理由は以下の通りです。

理由1:新入社員の現状を正確に知るため

新入社員は入社から日が浅く、仕事を覚えつつ、周囲のメンバーとも人間関係を構築している段階だと言えます。

そのため慣れないことも多く、さまざまな悩みを抱えがちです。しかし新入社員という立場上、周囲に悩みを打ち明けにくく、誰に相談したら良いか分からずモヤモヤしている人も多く見受けられます。

悩みを抱えた状態が続くと、意欲や作業効率の低下を招き、周囲の関係者との溝が深まる傾向にあります。また最悪のケースでは、早期離職につながるでしょう。

以上のような事態を避けるためにも、新入社員の現状を正確に知る必要があります。現状を知るには「きっかけ」が必要であり、フォローアップ面談が効果を発揮します。

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理由2:新入社員の悩みを改善するため

フォローアップ面談は、新入社員の悩みを改善するためにも必要です。

前述で知った「新入社員」の悩みは、聞いて終わりではなく、改善する必要があります。悩みが改善することで、以下のようにプラスな結果につながります。

・意欲や作業効率の向上

・周囲との良好な人間関係の構築

・新入社員の定着

またフォローアップ面談という場を設けることで、新入社員は悩みを打ち明けられるため「悩みを聞いてもらえた」と安心するでしょう。

さらに悩みに対する解決方法を一緒に考え提案することで、「会社は自分のことを大切にしてくれる」と感じます。

理由3:企業の人材育成に役立つ

新入社員は、多くの可能性を秘めた「期待の星」だと言えます。こうした新入社員を、いかに優秀な人材に育てられるかが、企業の今後を左右すると言っても過言ではありません。

優秀な人材を育てるには、以下が必要です。

・人材の現状を把握する

・適切な目標を提示する

上記2点は、フォローアップ面談の実施で叶えられます。またフォローアップ面談を通して「悩みの先へとさらなる飛躍が期待できる」ため、企業の人材育成面でもトータル的に役立ちます。

フォローアップ面談の進め方

フォローアップ面談では、従業員が悩みを話しやすい環境について意識し、面談担当者も一緒に解決する姿勢が大切です。

そのため、以下のステップで面談を進めると良いでしょう。

step1:面談の目的を伝える

いきなりフォローアップ面談を実施しても、なかなか新入社員の本音を聞くことはできません。なぜなら悩みはただでさえ「話しにくいもの」であり、相手が上司や人事担当者であれば身構えるのが当然だからです。

そのため、まずは「なぜ面談を実施するか」といった目的を伝える必要があります。目的を伝えることで、悩みを打ち明けてもらいやすくなります。

また面談の目的を伝える際には、新入社員をフォローしたい姿勢について示すことも大切です。

step2:新入社員の状況確認をする

続いて、新入社員の状況確認をします。

状況を確認していくことで、新入社員と面談担当者が「時系列」や「背景」を共有できるため、認識にズレが生じにくくなります。

面談担当者は、以下などの切り口で状況確認をすると良いでしょう。

・仕事の状況や進み具合について

・モチベーションの状態

・人間関係での悩み

また主観的な判断では「面談担当者の価値観や好み」が反映されやすくなるため、事実を把握しにくくなります。状況確認をする際には、客観的な視点を忘れてはいけません。

step3:本人の希望を確認する

状況確認をした後には、悩みや気になる点を抽出し、今後どうしたいかといった「本人の希望」を確認します。

本人の希望を確認すると「目指すゴール」が見えるため、解決への糸口も見えやすくなります。評価ポイントを活用すると、面談時に話し合った「本人の希望」と「目指すゴール」を記録できるとともに、面談時の見直しがいつでも可能です。

また本人の希望を確認する際には、できるだけポジティブにまとめ、モチベーションを高められるよう意識することも大切です。

人事評価システムの1on1ミーティング機能を使用すれば、日常業務の記録と合わせて1on1ミーティングの記録の共有や目標の見える化・フィードバックが簡単に行えるようになるためおすすめです。

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step4:本人の希望に合う方法を一緒に考える

前述で確認した「本人の希望」に対し、どうしたら希望に近づくかを一緒に考えます。

希望に合う方法を考える際には、「企業の目指す方向」や「組織の役割」と一致させることも大切です。

また新入社員のなかでも「新卒社員」の場合には、社会人経験が浅いため、本人から具体的な案が出てこない可能性もあるでしょう。

その場合には、客観的な例としていくつか方法を提示したうえで、本人に選んでもらうこともオススメです。

step5:モチベーションを確認して終了

本人の希望に合う方法を考えたとしても、前向きに取り組める内容でなければ意味がありません。なぜなら、前向きになれる内容でなければ、積極的な行動が難しいからです。

そのため、悩みの解決方法を考えた後には、本人のモチベーションも確認しましょう。

モチベーションが低いままであれば、本人が行動できるレベルまで、再度一緒に考える必要があります。

少なくとも、本人が「この方法ならできるかもしれない」と感じるレベルまで持っていけるよう留意しましょう。

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フォローアップ面談の注意点

ここでは、フォローアップ面談での注意点を3つ紹介します。

1、定期的に実施する

フォローアップ面談は、定期的に実施しましょう。

なぜなら、状況は日々において変わるため、変化に応じたフォローアップが必要だからです。状況が変われば、前回のフォローアップ面談で決めた「解決方法」が合わなくなるケースも発生します。

また、定期的にフォローアップ面談を実施すると、前回からの推移状況も分かります。過去の内容と比較することで、面談自体の改善点も見出せますし、質の向上にもつながると言えます。

2、新入社員が話しやすい雰囲気を作る

フォローアップ面談をおこなっても、話しにくい雰囲気では「胸のうちを話せなかった」となるため、かえってマイナスな結果になりがちです。

そのため、新入社員が話しやすい雰囲気を作り、悩みを打ち明けやすい状況にする必要があります。

話しやすい雰囲気作りで心がけること
・面談担当者が一方的に話すことを避ける
・できるだけ新入社員に話をしてもらう
・意見を否定しない
・先入観を捨てる

3、プライベートな領域に踏み込みすぎない

新入社員が胸のうちを語る際に、プライベートな話になるケースもあるでしょう。

本人が話したそうならば、聞いてあげることは良いものの、こちらから「プライベートな領域」に踏み込みすぎてはいけません。

踏み込みすぎると、「人の心に土足で入ってくる人」や「プライバシー管理のなっていない会社」と思われるため、注意が必要です。

まとめ

新入社員のフォローアップ面談は、新入社員の成長や定着率アップをはじめ、企業の人材育成にも不可欠です。またフォローアップ面談は、定期的な実施が欠かせません。

そこでシステムを活用すると、複数回におよぶフォローアップ面談のデータを「スムーズ」かつ「的確」に管理できます。

人事評価システム「ヒョーカクラウド」は、人事評価に関する管理ができると同時に、”1on1ミーティング”の機能を活用することで目標の記録と面談時の見直しも実現可能です。

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